Doanh nghiệp cấp nhỏ và siêu nhỏ cần làm gì để quản lý tài chính hiệu quả?

Doanh nghiệp cấp nhỏ và siêu nhỏ hầu hết là doanh nghiệp mới thành lập, hoặc doanh nghiệp chuyển đổi từ hộ kinh doanh lên thành doanh nghiệp. Nhìn nhận vào thực tế thì nhiều chủ doanh nghiệp vẫn còn thiếu kiến thức trong việc quản lý tài chính, thậm chí giao khoán cho nhân viên kế toán trong việc quản lý và điều phối tài chính trong công ty. Hậu quả dẫn đến việc nhiều doanh nghiệp bị thâm hụt ngân sách, thậm chí lỗ nhiều hơn lãi, chi phí phát sinh tăng quá cao so với dự trù chi phí doanh nghiệp.

Vậy doanh nghiệp cấp nhỏ và siêu nhỏ cần làm gì để quản lý tài chính hiệu quả?

Muôn vàn rắc rối từ việc quản lý tài chính doanh nghiệp cấp nhỏ và siêu nhỏ

Về kế toán dịch vụ, các doanh nghiệp mới thành lập hoặc chuyển đổi từ hộ kinh doanh thành doanh nghiệp thường hay thuê và sử dụng kế toán dịch vụ ngoài trọn gói để nộp báo cáo tài chính cho nhà nước. Nhưng nếu kế toán đó nghỉ thì thường sổ sách bàn giao sẽ không đầy đủ hoặc thậm chí mỗi kế toán lại có cách xử lý tình huống tài chính trong doanh nghiệp khác nhau, việc chuyển đổi kế toán cũng khiến công việc quản lý bị ngưng trệ một thời gian.

Về phía chủ doanh nghiệp, nếu chủ doanh nghiệp là người nắm tình hình tài chính, chủ doanh nghiệp có thể sẽ gặp nhiều tình huống rắc rối do khối lượng công việc của kế toán quá lớn khiến chủ doanh nghiệp sai sót trong quá trình xử lý.

Về phía kế toán doanh nghiệp, thậm chí khi doanh nghiệp có kế toán riêng, doanh nghiệp vẫn có thể phải gặp những tình huống như hóa đơn chứng từ bị thất lạc, số liệu không cân đối. Doanh nghiệp tưởng lãi nhưng hóa ra lại lỗ do hạch toán sổ sách sai.

Thêm vào đó, việc phụ thuộc vào chỉ một người khiến doanh nghiệp khó khăn trong việc quản lý và chuyển giao giữa người này với người khác vẫn còn nhiều bất cập khiến chủ doanh nghiệp nhiều trường hợp loay hoay với tình huống khó.

10 điều doanh nghiệp cấp nhỏ và siêu nhỏ cần làm để quản lý tài chính hiệu quả

1. Nếu không biết hoặc không chắc, nên đi học

Chủ doanh nghiệp hoặc nhân viên kế toán doanh nghiệp đừng ngần ngại tham gia một lớp học về kế toán nhằm hỗ trợ tốt nhất trong việc quản lý tài chính doanh nghiệp. Hiện nay không chỉ có hình thức đến tận trung tâm học mà chủ doanh nghiệp và kế toán có thể chủ động học qua mạng trên các trang online. Việc học online giúp kế toán chủ động về thời gian và tiết kiệm tiền bạc, tuy nhiên không được hướng dẫn trực tiếp có thể nhiều trường hợp kế toán không hiểu cặn kẽ.

2. Cần hiểu rõ loại hình doanh nghiệp của mình và trao đổi với người đi trước về kiến thức chuyên môn

Việc tham khảo ý kiến và trao đổi thường xuyên với một kế toán có chuyên môn thành thạo loại hình doanh nghiệp mình có kinh nghiệp để học hỏi và giải quyết được nhiều tình huống phát sinh trong quá trình làm việc sẽ giúp kế toán mới vào nghề hoặc kế toán mới nhận việc thực hiện được công việc dễ dàng hơn.

3. Kế toán cần tự thực hiện các công việc đơn giản đến phức tạp thời gian đầu để hiểu hơn về doanh nghiệp.

Việc nắm chắc ngay từ đầu về số liệu doanh nghiệp sẽ giúp kế toán hiểu cặn kẽ hơn về doanh nghiệp mình từ đó có cách quản lý rõ ràng hơn. Việc ghi chép lại sổ sách nên được kế toán chú trọng đặc biệt là kế toán doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ.

4. Thiết lập chính sách kiểm tra và kiểm soát nội bộ bao gồm các biện pháp bảo vệ chống lại việc thiếu trung thực, gian lận.

Nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam gặp trường hợp lừa đảo, mất tiền vì những yếu tố con người không đáng có. Trước khi gặp những trường hợp như vậy, chủ doanh nghiệp cần thiết lập một hệ thống những quy định kiểm tra và kiểm soát sổ sách và quy định nghiêm ngặt cho những người sai phạm.

5. Có phương thức đối chiếu số liệu hiệu quả

Việc đối chiếu số liệu nên được doanh nghiệp thực hiện định kỳ theo hàng tháng, hàng quý, 6 tháng và 1 năm. Việc đối chiếu chứng từ với các bên liên quan giúp giảm bớt sai sót trong quá trình làm việc, hạn chế thất thoát.

6. Duy trì và cập nhập báo cáo dòng tiền hàng tháng

Việc báo cáo định kỳ giúp chủ doanh nghiệp hiểu hơn về doanh nghiệp từ đó đưa ra định hướng công việc hiệu quả. Báo cáo cũng giúp kế toán nhìn nhận lại một lần nữa những số liệu của mình từ đó điều chỉnh nếu có sai sót.

7. Lập kế hoạch thuê ngoài dịch vụ chi trả lương và thông báo việc này cho một đơn vị chi trả lương

Doanh nghiệp có thể sử dụng một số dịch vụ của các nhà cung cấp ngoài nhằm đảm bảo tính minh bạch trong công tác tài chính kế toán.

8. Chuẩn bị báo cáo tài chính hàng tháng

Theo quy định thì hàng tháng các doanh nghiệp cần thực hiện các công việc như lập báo cáo tháng, quý, năm nhằm giúp doanh nghiệp nhìn nhận lại những ưu điểm và bất cập trong công tác tài chính kế toán.

9. Giữ tài khoản kinh doanh riêng biệt với tài khoản cá nhân

Tài khoản kinh doanh của công ty không nên trùng với tài khoản của cá nhân. Việc sử dụng trùng lặp giữ 2 tài khoản khiến việc vận hành trở nên khó khăn và rất có thể không được minh bạch trong vấn đề tài chính.

10. Lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp cho doanh nghiệp.

Việc lựa chọn phần mềm đúng mang lại hiệu quả cao cho doanh nghiệp cấp nhỏ và siêu nhỏ. Phần mềm kế toán giúp doanh nghiệp quản lý chi phí, doanh thu, lãi lỗ, công nợ hiệu quả cho doanh nghiệp mình. Ví dụ như doanh nghiệp vừa và nhỏ cần hạch toán tài khoản 133 và thông tư 200, các doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm kế toán sao cho phù hợp với doanh nghiệp mình như phần mềm kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ MISA SME.NET. Còn nếu doanh nghiệp siêu nhỏ, doanh nghiệp cần hạch toán tài khoản 132 thì phần mềm kế toán doanh nghiệp siêu nhỏ MISA Startbooks sẽ phù hợp với doanh nghiệp.

Trên đây là một số phương pháp gợi ý giúp doanh nghiệp cấp nhỏ và siêu nhỏ quản trị tài chính hiệu quả. Doanh nghiệp cần chú ý áp dụng sao cho phù hợp nhất với mình.