06 sai lầm khi quản lý kho, kế toán nhất định cần tránh

01/04/2019

1008

Kế toán kho đóng vai trò quan trọng trong doanh nghiệp, quản lý kho hàng khoa học giúp doanh nghiệp tránh được sự thất thoát và rủi ro trong quá trình hoạt động. Do đó, 06 sai lầm trong quản lý kho sau đây kế toán nhất định phải tránh.

>> Người học kế toán cần biết những gì về phần mềm kế toán
>> Các chỉ tiêu phân tích bảng cân đối kế toán thông dụng nhất
>> Người học kế toán cần biết những gì về phần mềm kế toán

1. Quản lý kho hàng không khoa học

Sắp xếp hàng hóa trong kho khoa học, ngăn nắp chính là yếu tố đầu tiên giúp việc quản lý kho hàng trở nên dễ dàng hơn đối với kế toán viên. Hàng hóa được phân loại sắp xếp khoa học giúp cho công việc xuất hàng, tìm kiếm hàng hóa trở nên đơn giản và dễ dàng hơn.

Kho hàng không sắp xếp khoa học dẫn đến tình trạng kho lộn xộn, khi cần xuất hàng, kế toán gặp phải tình trạng không biết hàng hóa đặt tại đâu, hoảng loạn và bắt đầu tìm kiếm mất rất nhiều thời gian công sức, lô hàng nào nhập trước dể xuất trước cũng không rõ. Không những vậy, việc sắp xếp kho hàng không khoa học dẫn đến việc kiểm kho, quản lý kho cũng trở nên vất vả và khó khăn hơn, dễ dẫn đến tình trạng thiếu hàng hoặc mất hàng không rõ nguyên nhân.

2. Không kiểm tra hàng hóa trong kho thường xuyên

Một trong những sai lầm kế toán kho khi số lượng hàng hóa, vật tư trong kho quá lớn không sắp xếp khoa học dẫn tới việc kiểm tra, thống kê lại khó khăn hơn. Công việc kiểm tra thường xuyên hàng hóa và sắp xếp lại hàng hóa định kì là một công việc vô cùng quan trọng: giúp xác định lại lượng hàng còn, chủng loại hàng và liệu có hàng hóa nào đang hư hỏng hay không. Tuy nhiên, do lượng hàng hóa quá lớn cộng thêm việc sắp xếp trong kho thiếu khoa học dẫn tới việc kế toán “lười” kiểm tra lại hàng hóa hiện có trong kho dẫn đến tình trạng không thể kiểm soát được hàng hóa và khiến cho nghiệp vụ kho trở nên khó khăn.

3. Không xác định mức tồn kho định kì

Định mức hàng tồn kho là công việc xác định số lượng hàng hóa số lượng hàng hóa luôn được duy trì ở mức độ nhất định trong kho. Lượng hàng này cần đảm bảo đủ để cung cấp khi cần và không vượt mức để tránh việc tốn chi phí lưu kho, dễ xảy ra hỏng hóc, thất thoát. Không xác định mức tồn kho định kì dễ dẫn tới việc hàng hóa không đủ khi cần xuất kho hay lưu kho quá lâu tiêu tốn chi phí kho, chi phí bảo quản hàng hóa,…

sai-lam-khi-quan-ly-kho-voi-so-lieu-khong-dong-nhat

4. Số liệu tồn kho không đồng nhất

Bất kỳ hoạt động xuất kho hay hủy hàng do hỏng hóc đều phải được ghi chép lại củ thể và nhập lên hệ thống phần mềm quản lý. Số liệu không đầy đủ, không đồng nhất với thực tế sẽ khiến cho tình trạng thất thoát hàng hóa, trộm cắp. Khiến bạn khó khăn trong việc quản lý hàng trong kho. Đôi khi còn dẫn tới những mức phạt không mong muốn.

5. Không thường xuyên đào tạo hướng dẫn nhân viên

Nhân viên kho là người trực tiếp nắm bắt thông tin sản phẩm và quản lý tồn kho. Tuy nhiên việc không đào tạo nhân viên kho khiến cho nhân viên không nắm bắt công việc sẽ dẫn đến những sai lầm trong việc quản lý kho. Không phải bất cứ nhân viên nào cũng đã có kiến thức trong ngành về sản phẩm, đặc trưng của sản phẩm. Do đó, việc đào tạo nhân viên thường xuyên là điều vô cùng cần thiết.

6. Quản lý kho hàng thủ công

Đối với những doanh nghiệp trong lĩnh vực như thời trang, vật liệu xây dựng, sách báo,… có lượng hàng tồn kho tương đối lớn, bảng excel và sổ sách là những công cụ không đủ để kế toán có thể quản lý kho hàng hiệu quả. Kế toán viên cần một phần mềm hữu dụng hơn trong việc quản lý kho hàng. Giúp cho việc quản lý kho đơn giản và khoa học hơn.

Một trong những phần mềm kế toán có tính năng quản lý kho hàng hiệu quả được nhiều doanh nghiệp siêu nhỏ tin dùng là phần mềm kế toán doanh nghiệp siêu nhỏ StartBooks; phần mềm kế toán doanh nghiệp MISA SME.NET. Đây là hai phần mềm có chức năng quản lý kho tốt và hoàn thiện hiện nay doanh nghiệp bạn có thể tham khảo sử dụng.

Trên đây là một số sai lầm khi quản lý kho hàng doanh nghiệp bạn nhất định phải tránh. Hy vọng rằng sau bài viết này bạn sẽ đúc rút ra được một số kinh nghiệm quản lý kho hàng hiệu quả nhất cho doanh nghiệp của mình.