Hướng dẫn 5 bước định khoản kế toán

24/04/2019

2196

Định khoản kế toán là công việc cơ bản mà mọi kế toán đều phải thành thạo. Tuy nhiên đối với những người mới học kế toán thì việc vẫn còn lúng túng khi thực hiện định khoản. Dưới đây là quy trình mà bạn có thể làm theo để có thể định khoản nhanh chóng và chính xác hơn.

>> Các chỉ tiêu phân tích bảng cân đối kế toán thông dụng nhất
>> Lợi và hại của hình thức kế toán trên máy vi tính
>> 4 nguyên tắc vàng giúp doanh nghiệp siêu nhỏ quản lý chi phí hiệu quả

1. Các bước định khoản kế toán

a. Bước 1: Xác định đối tượng kế toán liên quan

Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp sẽ ghi chép theo kế toán kép. Với cách thức ghi kép, mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh sẽ liên quan đến hai hoặc nhiều đối tượng kế toán khác nhau. Do đó, việc xác định đúng các đối tượng kế toán trong một nghiệp vụ là rất quan trọng và là công việc phải thực hiện đầu tiên. Xác định sai các đối tượng kế toán đương nhiên sẽ dẫn đến sai sót trong định khoản.

b. Bước 2: Xác định tài khoản của các đối tượng kế toán

Mối đối tượng kế toán sẽ tương ứng với một tài khoản kế toán riêng. Khi thực hiện định khoản, kế toán sẽ thực hiện ghi chép trên các tài khoản. Do đó, sau khi xác định được các đối tượng liên quan, bạn cần xác định tài khoản tương ứng với các đối tượng đó để tiến hành định khoản.

Bạn có thể xác định tài khoản của các đối tượng kế toán theo bảng hệ thống các tài khoản kế toán được quy định trong thông tư 200. Tuy nhiên để quá trình định khoản được nhanh hơn, bạn nên học thuộc các tài khoản kế toán để tiết kiệm thời gian tra cứu. Đối với những người mới học, bạn có thể tham khảo cách ghi nhớ hệ thống tài khoản kế toán tại đây.

c. Bước 3: Xác định xu hướng biến động của các đối tượng kế toán

Trong mỗi nghiệp vụ kế toán phát sinh, các đối tượng kế toán sẽ biến động theo xu hướng khác nhau. Khi định khoản kế toán, công việc của bạn là xác định những đối tượng nào biến động theo xu hướng tăng, đối tượng nào theo xu hướng giảm để định khoản chính xác.

d. Bước 4: Xác định tài khoản ghi nợ, tài khoản ghi có

Dựa trên việc xác định các tài khoản tương ứng với các đối tượng kế toán và xác định xu hướng biến động của chúng, kế toán sẽ tiến hành xác định tài khoản nào ghi nợ và tài khoản nào ghi có.

Đối với các tài khoản mang tính chất tài sản thì tăng ghi bên Nợ, giảm ghi bên Có (trừ tài khoản 214 ghi ngược lại). Ngược lại, đối với các tài khoản mang tính chất nguồn vốn thì tăng ghi bên Có, giảm ghi bên Nợ (trừ tài khoản 521 ghi ngược lại).

e. Bước 5: Xác định số tiền cụ thể ghi vào từng tài khoản

Số tiền cụ thể ghi vào từng tài khoản kế toán sẽ được xác định dựa trên nghiệp vụ kế toán phát sinh. Kế toán sẽ dựa vào hóa đơn, chứng từ, các giấy tờ liên quan để xác định số tiền để tiến hành định khoản kế toán. Lưu ý tổng số tiền ghi bên nợ phải bằng tổng số tiền ghi bên có. Sau khi đã ghi cụ thể số tiền vào từng tài khoản, bạn đã hoàn thành quá trình định khoản kế toán.

2. Các nguyên tắc định khoản phải tuân thủ

Bên Nợ ghi trước, bên Có ghi sau
Nghiệp vụ biến động tăng và nghiệp vụ biến động giảm ghi ở 2 bên khác nhau
Dòng ghi Nợ so le với dòng ghi Có
Tổng số tiền ghi bên nợ phải bằng tổng số tiền ghi bên có
Số dư có thể ở bên Nợ hoặc bên Có, tuy nhiên biến động tăng bên nào thì số dư ở bên đó.