Lợi và hại của hình thức kế toán trên máy vi tính

19/04/2019

2835

Là một trong năm hình thức kế toán mà doanh nghiệp có thể lựa chọn, hình thức kế toán trên máy vi tính không còn xa lạ đối với nhiều doanh nghiệp. Tuy nhiên không phải kế toán nào cũng nắm rõ hình thức này. Vậy thì hình thức kế toán trên máy tính là như thế nào, đâu là ưu điểm và hạn chế của hình thức này? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết sau đây!

>> Những nghiệp vụ kế toán tiền lương nhất định phải biết
>> 4 nguyên tắc vàng giúp doanh nghiệp siêu nhỏ quản lý chi phí hiệu quả
>> 7 bước cơ bản trong quy trình tính giá thành

1. Hình thức kế toán là gì? Có những hình thức kế toán nào

Trước khi đi sâu vào tìm hiểu về hình thức kế toán trên máy vi tính ta hãy cùng điểm qua hình thức kế toán là gì và hình thức kế toán có những loại nào.

Hình thức kế toán hình thức kế toán là hệ thống sổ kế toán sử dụng để ghi chép, hệ thống hoá và tổng hợp số liệu từ chứng từ gốc theo một trình tự và phương pháp ghi chép nhất định. Như vậy, hình thức kế toán thực chất là hình thức tổ chức hệ thống sổ kế toán bao gồm số lượng các loại sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp, kết cấu sổ, mối quan hệ kiểm tra, đối chiếu giữa các sổ kế toán, trình tự và phương pháp ghi chép cũng như việc tổng hợp số liệu để lập báo cáo kế toán.

Có 5 hình thức kế toán hiện nay:

Hình thức kế toán nhật ký chung
Hình thức kế toán nhật ký sổ cái
Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ
Hình thức kế toán nhật ký chứng từ
Hình thức kế toán trên máy vi tính

Sau đây chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về hình thức kế toán cuối cùng – hình thức kế toán trên máy vi tính.

1. Hình thức kế toán trên máy vi tính là gì?

Hình thức kế toán là hệ thống sổ kế toán của doanh nghiệp, bao gồm số lượng, kế cấu và mối liên hệ giữa các sổ kế toán với nhau. Bằng việc sử dụng một hình thức kế toán nhất định, các thông tin và số liệu của doanh nghiệp sẽ được ghi chép, xử lý và tổng hợp theo một phương pháp nhất định, có hệ thống và tránh sự sai sót.

Hiện nay, có 5 hình thức kế toán (theo thông tư 200) là nhật ký chung, nhật ký – sổ cái, chứng từ ghi sổ, nhật ký chứng từ và hình thức kế toán trên máy tính.

Hình thức kế toán trên máy vi tính là hình thức sử dụng phần mềm kế toán trên máy vi tính để thực hiện các công việc kế toán trong doanh nghiệp. Phần mềm kế toán có thể sử dụng nguyên tắc của một hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán lại với nhau. Tuy quy trình ghi sổ được thực hiện trên máy tính nhưng các sổ kế toán và báo cáo tài chính vẫn phải được in đầy đủ theo quy định.

2. Trình tự ghi sổ kế toán

Với hình thức kế toán trên máy vi tính, hàng ngày các chứng từ kế toán sẽ được tổng hợp vào bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại và được đưa vào phần mềm kế toán. Sau đó định kỳ, kế toán sẽ sử dụng phần mềm để xuất ra các sổ kế toán và các báo cáo tài chính.

Quy trình thực hiện được tổng hợp qua bảng dưới đây:

3. Ưu điểm và hạn chế của hình thức kế toán trên máy vi tính

a. Ưu điểm:

Quy trình ghi sổ được thực hiện trên máy tính nên tốc độ xử lý dữ liệu sẽ nhanh chóng hơn, tiết kiệm thời gian và công sức của người làm kế toán.
Máy tính sẽ xử lý dữ liệu chính xác theo như được lập trình, tránh những sai sót khi kế toán xử lý dữ liệu một cách thủ công.
Việc cung cấp các thông tin kế toán sẽ dễ dàng và nhanh chóng hơn vì các thông tin kế toán đã có sẵn trên máy vi tính.
Tiết kiệm chi phí các chi phí liên quan như chi phí lưu trữ hồ sơ, đồng thời tăng hiệu suất làm việc của nhân viên kế toán.

b. Hạn chế

Phần mềm kế toán chỉ thực hiện xử lý thông tin một cách thông thường, theo quy định đã được lập trình. Nếu có nhu cầu xử lý thông tin phục vụ cho quá trình quản trị thì kế toán vẫn phải làm một cách thủ công.
Tốn chi phí vận hành, duy trì, bảo dưỡng và cập nhật phần mềm kế toán.
Đòi hỏi kế toán có trình độ cao, sử dụng thành thạo phần mềm kế toán.
Tốn chi phí đào tạo cho những kế toán chưa có kỹ năng sử dụng phần mềm.