Nguyên tắc khi lựa chọn phần mềm kế toán

27/04/2019

1004

Phần mềm kế toán đang dần trở thành một công cụ không thể thiếu trong bất kỳ doanh nghiệp nào. Tuy nhiên, cùng với sự phát triển công nghệ, nhiều phần mềm kế toán ra đời với những ưu điểm khác nhau khiến cho nhiều chủ doanh nghiệp đau đầu. Vậy những nguyên tắc nào bạn cần phải xem xét khi lựa chọn phần mềm kế toán?

>> Lợi ích của việc sử dụng phần mềm kế toán cho doanh nghiệp siêu nhỏ
>> Chế độ kế toán cho doanh nghiệp siêu nhỏ theo thông tư 132/2018/TT-BTC
>> “Quy tắc vàng” lựa chọn phần mềm kế toán cho doanh nghiệp nhỏ

1. Phần mềm kế toán phù hợp với lĩnh vực và quy mô của doanh nghiệp

Trên thị trường, có rất nhiều doanh nghiệp hoạt động trong các ngành nghề, lĩnh vực khác nhau như dịch vụ, thương mại, xây lắp, sản xuất, y tế,… và đương nhiên mỗi lĩnh vực khác nhau lại có những yêu cầu khác nhau về phần mềm kế toán.

Nhiều doanh nghiệp sử dụng những phần mềm kế toán chuyên biệt được thiết kế phục vụ cho các nghiệp vụ đặc thù của ngành đó. Tuy nhiên các phần mềm chuyên biệt thường có giá thành cao và không ổn định. Hiện nay, các phần mềm đóng gói cũng đang dần được hoàn thiện để đáp ứng được yêu cầu của mọi ngành nghề lĩnh vực. Trước khi lựa chọn phần mềm kế toán cho doanh nghiệp, bạn nên xem xét các tính năng của phần mềm có phù hợp với lĩnh vực mình đang kinh doanh hay không.

Quy mô của doanh nghiệp cũng là yếu tố bạn cần xem xét trước khi lựa chọn một phần mềm kế toán. Yêu cầu về phần mềm của shop quần áo, nhà hàng khách sạn, doanh nghiệp siêu nhỏ, doanh nghiệp vừa và nhỏ, doanh nghiệp lớn sử dụng Phần mềm ERP đều có những điểm khác nhau. Việc chọn phần mềm phù hợp với quy mô của doanh nghiệp vừa giúp bạn có được phần mềm với các tính năng phù hợp, vừa tiết kiệm được chi phí.

2. Khả năng tự động hóa của phần mềm kế toán

Lí do doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán là để phần mềm tự động thực hiện các nghiệp vụ, tiết kiệm thời gian và công sức cho kế toán. Chính vì vậy, sẽ là chẳng có nghĩa lý gì nếu doanh nghiệp lựa chọn một phần mềm với khả năng tự động hóa không cao. Một phần mềm kế toán tốt có thể tự động thực hiện nhiều công việc như đối soát các giấy tờ, phân bổ chi phí, tính khấu hao, kê khai thuế, lập báo cáo tài chính,… Tính tự động hóa của phần mềm càng cao thì sẽ càng tiết kiệm được thời gian và công sức, tăng hiệu suất làm việc của người lao động.

3. Tính linh hoạt của phần mềm kế toán

Tính linh hoạt của phần mềm kế toán được xét trên nhiều khía cạnh. Đầu tiên, phần mềm kế toán phải thường xuyên được cập nhật để thích ứng với sự thay đổi của môi trường kinh doanh. Trong công việc kế toán, mỗi sự thay đổi về thông tư, nghị định, luật pháp của nhà nước đều có những ảnh hưởng đáng kể. một phần mềm kế toán tốt phải thích ứng nhanh với những thay đổi đó để không làm ảnh hưởng tới công ty.

Khả năng tích hợp cũng là yếu tố xem xét phần mềm kế toán có đáng sử dụng hay không. Một phần mềm tốt thường được tích hợp với các dịch vụ khác, khiến cho kế toàn làm việc thuận tiện hơn như: kết nối với cơ quan thuế, kết nối hóa đơn điện tử, kết nối ngân hàng điện tử.

Một phần mềm kế toán linh hoạt cũng giúp các bạn quản lý doanh nghiệp linh hoạt ở khắp mọi nơi. Phần mềm nên được tích hợp tính năng giúp nhà quản trị có thể theo dõi trên nhiều thiết bị khác nhau như máy tính bảng, điện thoại di động,… và có thể theo dõi được từ xa.

4. Phần mềm kế toán phải uy tín và phổ biến

Một phần mềm kế toán được tin tưởng sử dụng bởi nhiều doanh nghiệp chứng tỏ phần mềm đó đáp ứng được những nhu cầu đa dạng của khách hàng. Do đó, không có lí do gì để không sử dụng những phần mềm có uy tín cao và phổ biến trên thị trường. Hơn nữa, những nhà cung cấp phần mềm lâu năm cũng chứng tỏ là họ đã có nhiều thời gian nghiên cứu, chỉnh sửa và hoàn thiện phần mềm sao cho phù hợp nhất với thị trường. Bởi vậy, hãy coi uy tín của nhà cung cấp là một tiêu chí cần thiết khi lựa chọn phần mềm.

5. Tính dễ sử dụng của phần mềm kế toán

Một phần mềm dễ sử dụng đồng nghĩa với một phần mềm dễ phát huy tối đa hiệu quả. Phần mềm kế toán quá cồng kềnh, phức tạp sẽ gây nhiều khó khăn cho người sử dụng, dẫn đến tình trạng giảm hiệu suất, gây ra sai sót. Hơn nữa, việc phần mềm kế toán khó sử dụng sẽ gây khó khăn khi đào tạo các nhân viên kế toán mới vào công ty, khiến công ty lãng phí thời gian và nguồn lực. Do đó, tính dễ sử dụng là yếu tố không thể bỏ qua khi xem xét lựa chọn một phần mềm kế toán.